Projektin alusta alkaen on olennaista viestiä selkeästi sen visio ja suunta. Vahvistamalla yleinen suunta, selittämällä miksi projekti käynnistetään ja sen vaikutukset organisaatioon, autetaan luomaan yhteinen ymmärrys. Sponsorit ovat avainasemassa viestin uskottavuuden antamisessa ja esimerkin näyttämisessä, kun taas laaja ja säännöllinen viestintä auttaa ylläpitämään sitoutumista ja omistautumista koko projektin ajan.
Jotta visio ymmärretään ja jaetaan, on tarpeen osoittaa hankkeen konkreettinen arvo kullekin kohderyhmälle. Mitä hyötyjä ryhmä, tietty osasto tai jokainen yksilö voi odottaa? Sävyn ja esimerkkien mukauttaminen kohderyhmän mukaan mahdollistaa avainkysymykseen vastaamisen jokaiselle kohderyhmälle: "mitä hyötyä tästä on minulle?"
Tämä lähestymistapa vahvistaa ymmärrystä, tukea ja hankkeen omistajuutta.
Viestintä visiosta ei lopu aloitukseen. On tärkeää säännöllisesti toistaa ja muistuttaa muita projektin tavoitteista ja suunnasta uutiskirjeiden, kokousten, ohjausryhmien ja muiden viestintäkanavien kautta.
Nämä muistutukset mahdollistavat sen, että kaikki sidosryhmät voivat pysyä linjassa, projektin monimutkaisuudesta tai kestosta huolimatta, ja varmistavat, että kaikilla säilyy yhtenäinen kokonaisnäkemys.
Sponsorit ja johto jatkavat hankkeen ilmentämistä antamalla painoarvoa viestille ja puuttumalla asiaan keskeisissä vaiheissa. Kenttäedustajat ja lähettiläät muuttavat vision konkreettisiksi teoiksi, välittävät viestit ja auttavat tiimien mobilisoinnissa.
Tämä yhdistelmä varmistaa, että visio ymmärretään, omaksutaan ja jaetaan kaikilla organisaation tasoilla.
Selkeä, jaettu visio muuttaa viestit konkreettisiksi sitoumuksiksi. Se auttaa yhdistämään tiimit ja ylläpitämään sitoutumista koko projektin ajan, mikä on keskeinen menestyksen vipu. Seuraava askel on toteuttaa ja johtaa projektiviestintää, jotta tämä visio voidaan muuttaa teoiksi käytännössä.