Projektiviestintä saa täyden merkityksensä, kun se toteutetaan yhdessä itse projektin kanssa. Jokainen toimenpide, jokainen jaettu viesti auttaa herättämään vision ja tavoitteet eloon sekä ylläpitämään tiimien energiaa ja sitoutumista. Vaikka projekti kohtaisi vaikeuksia tai odottamattomia tilanteita, aktiivinen ja jäsennelty viestintä auttaa pitämään kaikki oikealla tiellä ja motivoituneina.
Valmisteluvaiheessa laadittu viestintäsuunnitelma otetaan käyttöön aikataulun mukaisesti, joka on linjassa projektin virstanpylväiden kanssa. Jokainen toimenpide on suunniteltu vahvistamaan tavoitteiden ymmärtämistä, muistuttamaan visiosta ja antamaan merkitystä aloitteille.
Viestit toimitetaan oikeaan aikaan, kohderyhmille räätälöityinä ja strategisten tavoitteiden mukaisesti, jotta jokainen sidosryhmä tietää, mitä muistaa ja miten osallistua projektiin.
Yhteistyö ohjausryhmän kanssa on olennaista suunnitelman mukauttamiseksi projektin edetessä.
Muutokset laajuudessa, suunnitelman muutokset tai uudet prioriteetit ovat kaikki tekijöitä, jotka vaativat reagointikykyä ja kykyä mukauttaa viestintää. Säännöllinen seuranta ohjausryhmän kanssa mahdollistaa tarpeiden ennakoinnin, viestien uudelleenkalibroinnin ja varmistaa, että käyttöönotto pysyy linjassa projektin todellisuuden kanssa.
Pelkkää käyttöönottoa pidemmälle menevä viestintä on keskeisessä roolissa tiimin motivaation ja sitoutumisen ylläpitämisessä. Kenttäyhteyshenkilöt, lähettiläät ja sponsorit mobilisoidaan näyttämään esimerkkiä ja vahvistamaan viestiä.
Viestintätoimenpiteiden animointi voi tukeutua osallistaviin työkaluihin kuten työpajoihin, DAP:iin tai foorumeihin (lisätietoja sivullamme Osallistavat työkalut ja muodot). Näiden välineiden avulla yleisö voi osallistua, vaihtaa ajatuksia ja pysyä yhteydessä, mikä luo hyveellisen mobilisoinnin ja tuen kehän.
Projektin menestys riippuu kyvystä toteuttaa viestintäsuunnitelma koordinoidusti, sopeutua projektin kehitykseen ja ylläpitää tiimin sitoutumista. Hyvin johdettu viestintä muuttaa viestit konkreettisiksi teoiksi, tukee motivaatiota ja varmistaa, että kaikki sidosryhmät pysyvät linjassa ja motivoituneina. Seuraava askel on juurruttaa muutos, jotta projektin hyödyt säilyvät ajan myötä.