Jopa paras viestintäsuunnitelma voi epäonnistua, jos keskeisiä sidosryhmiä ei tunnisteta ja sitouteta. Hanketta tukevat, siitä viestivät ja sitä edustavat ihmiset ovat olennaisia varmistamaan sitoutumisen, ymmärryksen ja käyttöönoton.
Katsotaanpa, keitä nämä toimijat ovat ja miten heidät voidaan saada tehokkaasti liikkeelle.
Sponsorit ja johto ovat strategisessa roolissa: he tukevat projektia, tekevät päätöksiä ja näyttävät esimerkkiä. Heidän näkyvä sitoutumisensa rauhoittaa ja motivoi tiimejä.
Heidän osallistumisensa alusta alkaen auttaa selkeyttämään visiota, määrittämään prioriteetit ja luomaan pysyvän linjauksen projektin tavoitteiden kanssa.
Kenttäyhteyshenkilöt ja esimiehet edistävät alaspäin suuntautuvaa viestintää ja konkreettisia toimenpiteitä. He kääntävät vision päivittäisiksi käytännöiksi, luovat paikallista vauhtia ja varmistavat, että viesti ymmärretään ja sitä sovelletaan oikein.
Heidän roolinsa on keskeinen varmistettaessa johdonmukaisuus strategian ja kentällä tehtävien toimien välillä.
Lähettiläät tai avainkäyttäjät välittävät projektia, testaavat ratkaisuja ja antavat palautetta. Heidän uskottavuutensa ja läheisyytensä kollegoihinsa tai tiimeihinsä kannustaa sitoutumiseen ja vahvistaa viestintätoimien merkityksellisyyttä.
Näiden profiilien tunnistaminen ja heidän aktiivisen roolinsa mahdollistaminen auttaa tekemään projektista yhteisen menestyksen.
Sidosryhmien kartoittaminen ja heidän vastuidensa määrittely auttaa järjestämään vuorovaikutuksen tehokkaasti koko projektin ajan. Tämä rakenne selventää, kuka on mukana milloin, kuka välittää viestit ja kuka antaa palautetta.
Siihen sisältyy myös kosketuspisteiden tiheys ja koordinointi sponsoreiden, johtajien ja lähettiläiden välillä, varmistaen että kaikki tekevät osansa viestinnän kokonaismenestyksen eteen.
Hankkeet koskevat aina ihmisiä, eivät vain työkaluja tai viestejä. Sidosryhmien tunnistaminen, sitouttaminen ja jäsentäminen on tehokas vipu, jolla suunnitelma muutetaan konkreettisiksi ja vaikuttaviksi toimenpiteiksi. Seuraava askel on määritellä viestit ja viestintämateriaalit, jotta jokainen sidosryhmä voi välittää oikean tiedon oikeaan aikaan.