Tavoitteiden määrittely ja kohderyhmien tunnistaminen ei riitä: tämä strategia on muutettava tarkkoiksi, ymmärrettäviksi viesteiksi, jotka on räätälöity jokaiselle kohderyhmälle. Viesteistä tulee näin ollen linkki projektin ja niiden ihmisten välille, jotka kokevat sen tai tukevat sitä.
Katsotaanpa, miten nämä viestit voidaan jäsentää ja miten valita viestintävälineet niiden tehokkaaseen välittämiseen.
Globaalit viestit viestivät projektin visiosta ja tavoitteista koko organisaatiolle luodakseen yhteisen ymmärryksen. Kohdennetut viestit ovat räätälöityjä jokaiselle kohderyhmälle heidän tarpeidensa, roolinsa ja osallistumisensa tason mukaan.
Johdonmukaisuus globaalien ja kohdennettujen viestien välillä sekä toisto ovat olennaisia, jotta voidaan luoda sitoutumista ja vahvistaa viestinnän selkeyttä.
Tietyt viestintävälineet ovat erityisen tehokkaita tiedon levittämisessä ja hankkeen pääpiirteiden jakamisessa: uutiskirjeet, sähköpostit, intranet, verkkosivut, esitteet tai tiivistelmät.
Ne mahdollistavat sen, että kaikki kohderyhmät saavat samat viestit ja heillä on pääsy luotettavaan tietoon milloin tahansa.
Muut tukimuodot kannustavat osallistumiseen ja vuorovaikutukseen: työpajat, kysymys- ja vastaustilaisuudet, foorumit, kyselyt tai yhteistoiminnalliset työkalut.
Ne antavat yleisölle mahdollisuuden ilmaista itseään ja osallistua aktiivisesti projektiin.
Lisätietoja yhteistoiminnallisista työkaluista ja muodoista löydät omalta sivultamme: Osallistavan viestinnän työkalut ja muodot.
Projektiviestintä ei korvaa koulutusta, mutta se voidaan integroida olemassa oleviin koulutusjärjestelmiin tai käyttää samoja kanavia helpottamaan käyttöönottoa. Oppaat, käytännön ohjeet, opetusvideot, koulutustilaisuudet ja DAPit (Digital Adoption Platforms) voivat auttaa vahvistamaan uusien työkalujen tai prosessien ymmärrystä ja käyttöä.
Tukemalla koulutustoimintaa ja viestimällä selkeästi ja saavutettavasti, viestintä edistää osaamisen ja kohderyhmien itsenäisyyden kehittymistä.
Viestit ja materiaalit herättävät viestintästrategian eloon: niiden avulla sidosryhmät voivat tehokkaasti välittää, aktivoida ja saada tukea. Seuraava askel on jakaa visio ja antaa merkitystä, jotta viestit voidaan muuttaa konkreettisiksi ja aktivoiviksi teoiksi kentällä.