Kun sovellus on otettu käyttöön ja projekti virallisesti päätetty, viestintätyö ei ole vielä ohi. Muutoksen onnistumista mitataan ajan myötä: on tärkeää varmistaa, että uudet käytännöt omaksutaan kestävästi, että hyödyt ovat näkyviä ja ymmärrettyjä, ja että organisaatio ei palaa vanhoihin toimintatapoihinsa. Viestinnällä on tässä keskeinen rooli vauhdin ylläpitämisessä, ymmärryksen vahvistamisessa ja tiimien voimaannuttamisessa omaksumaan muutos kokonaisvaltaisesti.
Käyttöönoton jälkeen on olennaista muistuttaa ihmisiä muutoksen merkityksestä ja odotetuista hyödyistä sekä kollektiivisella että yksilöllisellä tasolla. Tämä säännöllinen muistutus estää hanketta näyttämästä pelkältä tekniseltä toimenpiteeltä ja auttaa vahvistamaan käsitystä siitä, että muutos on pysyvä.
Viestin johdonmukaisuus näkyy seuraavissa asioissa:
Muutoksen vakiinnuttaminen tarkoittaa myös sitä, että jokainen käyttäjä löytää paikkansa uudessa ympäristössä.
Viestintä voi tukea edistämällä:
Näin viestintä täydentää muutosjohtamisen ja koulutustiimien toimia, nostamalla esiin onnistumisia ja vähitellen vakiinnuttamalla uusia käyttötapoja.
Jos sponsorit ja lähettiläät ovat avainasemassa ennen projektia ja sen aikana, heidän roolinsa on yhtä tärkeä myös sen jälkeen.
He ovat niitä, jotka voivat:
Sisällyttämällä viestintä arkeen, vältämme sen, että muutos nähdään vain kertaluonteisena projektina, ja teemme siitä uuden, pysyvän todellisuuden.
Muutoksen vakiinnuttaminen ei tarkoita vain projektin viestien toistamista, vaan niiden sisällyttämistä tiimien arkeen, konkreettisten onnistumisten esiin tuomista, käytön tukemista ja sisäisiin tukihenkilöihin luottamista. Juuri tämä jatkuvuus takaa, että muutos, teknisen käyttöönoton lisäksi, muodostuu pysyväksi organisaation menestykseksi.